Bogføringsloven for små virksomheder: En introduktion

Er din lille virksomhed omfattet?

Bogføringsloven omfatter alle danske erhvervsdrivende virksomheder, uanset størrelse og ejerforhold. Den gælder også udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark samt erhvervsdrivende fonde og foreninger, herunder andelsforeninger. Der er ingen bagatelgrænse, der fritager en lille virksomhed fra at bogføre.

Én undtagelse findes: Virksomheder, foreninger m.v., hvis nettoomsætning fra erhvervsdrift i to år i træk er mindre end 300.000 kroner, kan slippe for bogføringslovens krav om at udarbejde en bogføringsbeskrivelse og om at bogføre elektronisk i et godkendt bogføringssystem. Undtagelsen knytter sig til omsætningsniveauet over to sammenhængende år – ikke til en enkeltstående periode. Første praktiske skridt er derfor at se på din egen omsætning: Ligger nettoomsætningen fra erhvervsdrift under 300.000 kroner i to år i træk, er det de to krav, du ikke er omfattet af.

Digitale krav: registrering af bilag og godkendt bogføringssystem

Kernen i den nye bogføringslov er, at bogføringen skal være digital. Det betyder konkret digital registrering af alle bilag og brug af et godkendt digitalt bogføringssystem. Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere deres systemer og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Din virksomhed kan derefter frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der lever op til lovens krav.

Der er en vigtig undtagelse for små virksomheder, der har outsourcet selve bogføringen: Virksomheder, der har overladt bogføringen til en ekstern bogholder eller revisor, har ikke pligt til selv at anvende et digitalt bogføringssystem.

Mange virksomheder skal skifte system for at leve op til loven. Ved indgangen til 2022 brugte flertallet af SMV-virksomhederne i Danmark allerede et bogføringssystem eller fik foretaget bogføring af andre. Da loven blev vedtaget, var det kun omkring halvdelen af virksomhederne, der benyttede et system, der understøtter den automatisering, som indføres med den nye bogføringslov. Tjek, om det system, du bruger i dag, står på Erhvervsstyrelsens liste – og om det håndterer digital registrering af alle bilag.

Fordel vs. ulempe ved at udlevere bogføring til ekstern bogholder

Bogføringsbeskrivelsen: skriftlig dokumentation af dine procedurer

Kravet om en bogføringsbeskrivelse betyder, at virksomheden skal udarbejde en skriftlig beskrivelse af sine bogføringsprocedurer. Beskrivelsen skal dække, hvordan transaktioner registreres løbende, hvordan regnskabsmaterialet opbevares betryggende, og hvem der er ansvarlig for procedurerne. Det er ikke et regnskab, men en kort, konkret procedurebeskrivelse, der viser, hvordan bogføringen faktisk foregår i din virksomhed.

Fristen for at have beskrivelsen på plads var virksomhedens førstkommende nye regnskabsår, som er startet efter 1. oktober 2022. Det betød, at de fleste virksomheder skulle have den klar den 1. januar 2023. Har din virksomhed startet regnskabsår efter denne dato, er kravet allerede gældende for dig – medmindre du er omfattet af 300.000-kroners-undtagelsen.

Beskrivelsen skal udarbejdes og opbevares, så Erhvervsstyrelsen kan få den udleveret ved en eventuel kontrol.

Tidslinje for små virksomheder: hvornår skal du være klar?

Folketinget vedtog de nye regler den 19. maj 2022, og bogføringsloven trådte officielt i kraft den 1. juli 2022. Ikke alle krav trådte i kraft på én gang. Ét væsentligt krav – udarbejdelsen af beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer – trådte i kraft tidligt. Størstedelen af kravene, inklusive kravene til et digitalt bogføringssystem, forventedes at træde i kraft fra den 1. januar 2024 og lidt senere for små virksomheder omfattet af årsregnskabslovens regnskabsklasse A.

Samtidig er der lagt en flerårig overgangsperiode fra 2023 til 2026, hvor virksomhederne skal erstatte Excel-ark og fysiske fakturaer med en digital løsning.

For små virksomheder omfattet af årsregnskabslovens regnskabsklasse A gælder de digitale krav lidt senere end for andre.

Kontrol og konsekvenser, hvis kravene ikke overholdes

Den nye bogføringslov har indført nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne.

Et centralt kontrolpunkt for en lille virksomhed er, at bogføringsbeskrivelsen skal kunne udleveres, når Erhvervsstyrelsen kontrollerer.

Konsekvensen af at vente er todelt: Du risikerer en bøde for selve overtrædelsen, og du skal samtidig bruge tid og penge på at få bragt system og procedurer på plads under et kontrolforløb i stedet for at gøre det inden for overgangsperioden.

Praktiske næste skridt for din lille virksomhed

Start med omsætningen. Undtagelsen kræver, at nettoomsætningen fra erhvervsdrift er under 300.000 kroner i to år i træk. Er det tilfældet, kan du slippe for både bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring i et godkendt system – det gælder også foreninger, fonde m.v. Ellers gælder begge krav.

Afklar, hvem der bogfører, og vælg system derefter. Bogfører du selv, skal systemet stå på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Brug listen som tjekliste, og vælg ikke ud fra andet end, om systemet er registreret og understøtter digital registrering af alle bilag.

Skriv bogføringsbeskrivelsen, hvis du er omfattet, og opbevar den sammen med regnskabsmaterialet, så den kan udleveres til Erhvervsstyrelsen ved kontrol. Ret den, når du skifter system eller ændrer arbejdsgang.

Digitalisér bilagsflowet inden for overgangsperioden 2023-2026: Erstat Excel-ark og fysiske fakturaer med digital registrering. Overvej undervejs, om du selv har kompetencerne, eller om en bogholder eller revisor skal stå for bogføringen – det påvirker både systemvalg og arbejdsgang.

Næste skridt for din lille virksomhed