Bogføringsloven for små virksomheder: En introduktion

Er din lille virksomhed omfattet?

Bogføringsloven omfatter alle danske erhvervsdrivende virksomheder, uanset størrelse og ejerforhold. Også udenlandske virksomheder med aktiviteter i Danmark er omfattet. Det samme gælder erhvervsdrivende fonde og foreninger, herunder andelsforeninger. Der er ingen bagatelgrænse, der fritager en lille virksomhed fra at bogføre.

Én undtagelse findes. Virksomheder, foreninger m.v. kan slippe for to krav i bogføringsloven. Det drejer sig om kravet om en bogføringsbeskrivelse og om at bogføre elektronisk i et godkendt system.

Undtagelsen kræver, at nettoomsætningen fra erhvervsdrift er under 300.000 kroner over to sammenhængende år. Den knytter sig til omsætningsniveauet i to på hinanden følgende år – ikke til en enkeltstående periode. Se derfor først på din egen omsætning. Ligger nettoomsætningen fra erhvervsdrift under 300.000 kroner i to på hinanden følgende år, gælder de to krav ikke for dig.

Omfatte af undtagelsen: 300.000 kr. i nettoomsætning

Digitale krav: registrering af bilag og godkendt bogføringssystem

Kernen i den nye bogføringslov er digital bogføring. Det betyder konkret digital registrering af alle bilag og brug af et godkendt digitalt bogføringssystem. Udbydere skal registrere deres systemer og få dem godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Din virksomhed kan frit vælge et system på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer, der lever op til lovens krav.

Der er en vigtig undtagelse for små virksomheder, der har outsourcet bogføringen. Har du overladt bogføringen til en ekstern bogholder eller revisor, har du ikke pligt til selv at anvende et digitalt bogføringssystem.

Mange virksomheder skal skifte system for at leve op til loven. Ved indgangen til 2022 brugte flertallet af SMV-virksomhederne i Danmark allerede et bogføringssystem eller fik foretaget bogføring af andre. Da loven blev vedtaget, var det kun omkring halvdelen af virksomhederne, der benyttede et system, der understøtter den automatisering, som indføres med den nye bogføringslov.

Tjek, om dit nuværende system står på Erhvervsstyrelsens liste. Tjek også, om det håndterer digital bilagsregistrering.

Bogføringsbeskrivelsen: skriftlig dokumentation af dine procedurer

Kravet om en bogføringsbeskrivelse betyder, at virksomheden skal udarbejde en skriftlig beskrivelse af sine bogføringsprocedurer. Beskrivelsen skal dække, hvordan transaktioner registreres løbende, hvordan regnskabsmaterialet opbevares betryggende, og hvem der er ansvarlig for procedurerne. Det er ikke et regnskab, men en kort, konkret procedurebeskrivelse, der viser, hvordan bogføringen faktisk foregår i din virksomhed.

Fristen for at have beskrivelsen på plads var virksomhedens førstkommende nye regnskabsår, som startede efter 1. oktober 2022. For de fleste virksomheder betød det 1. januar 2023. Har din virksomhed startet regnskabsår efter denne dato, gælder kravet allerede for dig – medmindre du er omfattet af 300.000-kroners-undtagelsen. Beskrivelsen skal udarbejdes og opbevares, så Erhvervsstyrelsen kan få den udleveret ved en eventuel kontrol.

Tidslinje for små virksomheder: hvornår skal du være klar?

Folketinget vedtog de nye regler den 19. maj 2022. Bogføringsloven trådte officielt i kraft den 1. juli 2022. Ikke alle krav trådte i kraft på én gang.

Ét væsentligt krav trådte i kraft tidligt: udarbejdelsen af beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer. Størstedelen af kravene, inklusive kravene til et digitalt bogføringssystem, forventedes at træde i kraft fra den 1. januar 2024. For små virksomheder omfattet af årsregnskabslovens regnskabsklasse A kom de digitale krav lidt senere end for andre.

Samtidig er der lagt en flerårig overgangsperiode fra 2023 til 2026. Her skal virksomhederne erstatte Excel-ark og fysiske fakturaer med en digital løsning.

Tidslinje for implementering af Bogføringsloven for små virksomheder

Kontrol og konsekvenser, hvis kravene ikke overholdes

Den nye bogføringslov har indført nye kontrolmuligheder for Erhvervsstyrelsen og højere bøder til virksomheder, der overtræder reglerne.

Et centralt kontrolpunkt for en lille virksomhed er bogføringsbeskrivelsen. Den skal kunne udleveres, når Erhvervsstyrelsen kontrollerer.

Konsekvensen af at vente er todelt. Du risikerer en bøde for selve overtrædelsen. Samtidig skal du bruge tid og penge på at bringe system og procedurer på plads under et kontrolforløb i stedet for at gøre det inden for overgangsperioden.

Praktiske næste skridt for din lille virksomhed

Start med omsætningen. Undtagelsen kræver, at nettoomsætningen fra erhvervsdrift er under 300.000 kroner over to sammenhængende år. Er det tilfældet, kan du slippe for både bogføringsbeskrivelse og elektronisk bogføring i et godkendt system. Det gælder også foreninger, fonde m.v. Ellers gælder begge krav.

Afklar, hvem der bogfører, og vælg system derefter. Bogfører du selv, skal systemet stå på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede systemer. Brug listen som tjekliste. Vælg ikke ud fra andet end, om systemet er registreret og understøtter lovens krav til digital bilagsregistrering.

Skriv bogføringsbeskrivelsen, hvis du er omfattet. Opbevar den sammen med regnskabsmaterialet, så den kan udleveres til Erhvervsstyrelsen ved kontrol. Ret den, når du skifter system eller ændrer arbejdsgang.

Digitalisér bilagsflowet inden for overgangsperioden 2023-2026. Erstat Excel-ark og fysiske fakturaer med digital registrering. Overvej undervejs, om du selv har kompetencerne, eller om en bogholder eller revisor skal stå for bogføringen. Det påvirker både systemvalg og arbejdsgang.

Næste skridt for din lille virksomhed