Hvilke krav gælder for opbevaring af bilag i Danmark?

Kort svar: Hvor længe og hvordan skal bilag opbevares?

Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. I hele perioden skal materialet kunne findes selvstændigt og entydigt.

Fristen løber altså ikke fra bilagets egen dato, men fra udgangen af det regnskabsår, bilaget hører til. Er regnskabsåret kalenderåret, skal bilag fra 2023 kunne findes frem indtil udgangen af 2028.

Opbevaringskrav for regnskabsmateriale i Danmark

Hvad tæller som regnskabsmateriale – mere end selve bilaget

Kravet dækker ikke kun fakturaen eller kvitteringen. Regnskabsmateriale omfatter alt, der er nødvendigt for at forstå bogføringen og kontrollere, at den er korrekt: registreringer (posteringerne i bogføringssystemet), bilag (fakturaer, kvitteringer, bankbilag), en beskrivelse af bogføringsproceduren, oplysninger til kontrolsporet om, hvem der har registreret hvad og hvornår, samt eventuelle revisionsprotokoller.

Derfor er scannede bilag ikke nok. Beskrivelsen af, hvordan virksomheden bogfører, og sporene, der viser, hvem der har foretaget hver registrering, skal også kunne fremlægges. Når Skattestyrelsen eller Erhvervsstyrelsen beder om et bestemt bilag, skal du kunne finde det; en usorteret mappe eller et tilfældigt filnavn opfylder ikke kravet om selvstændigt og entydigt at kunne finde materialet.

Digitale bilag: Hvem skal opbevare dem digitalt, og hvornår?

Kravene om digital opbevaring indføres gradvist: Fra 1. juli 2024 for alle selskaber (ApS, A/S osv.), der bruger et digitalt standardbogføringssystem. Fra 1. januar 2025 for selskaber med et specialudviklet system. Fra 1. januar 2026 for personligt ejede virksomheder (enkeltmandsvirksomheder, I/S) med en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Det er virksomhedens regnskabsklasse, der afgør, hvornår kravet om digitale bilag skal efterleves. Bruger du et anerkendt digitalt bogføringssystem, er selve opbevaringskravet typisk opfyldt af systemet; din opgave er at sikre, at alle bilag rent faktisk bliver uploadet. Mangler et bilag i systemet, hjælper det ikke, at systemet er lovligt.

Digital opbevaring af bilag: Fristforløb efter regnskabsklasse

Hvilke oplysninger skal et digitalt bilag indeholde?

Bilag om køb eller salg skal som minimum indeholde: udstedelsesdato, beløb, produkt/ydelse, afsender og modtager (herunder navn, adresse og CVR- eller SE-nummer), oplysning om momsbeløbets størrelse samt betalingsoplysninger. Sådanne bilag skal opbevares i et digitalt bogføringssystem i minimum 5 år sammen med resten af virksomhedens bogføringsmateriale.

Gennemgå de bilag, du modtager, efter listen: En simpel kvittering uden modtagerens navn og CVR-nummer lever ikke op til kravene, og en manglende eller uklar angivelse af momsbeløbet gør bilaget svært at bruge som dokumentation. Mangler et eksternt bilag disse oplysninger, bør du supplere med de oplysninger, du selv ligger inde med, så bilaget kan stå alene.

Papirbilag og opbevaring i udlandet

Regnskabsmateriale, der ikke opbevares elektronisk, skal opbevares i papirform her i landet. Elektronisk regnskabsmateriale kan derimod – uden forudgående ansøgning eller anmeldelse – opbevares i udlandet, hvis den bogføringspligtige: opbevarer materialet efter bogføringslovens regler for opbevaringsmåde; til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til det her i landet; opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer og eventuelle nødvendige adgangskoder her i landet, så offentlige myndigheder til enhver tid kan skaffe sig adgang til materialet; og sørger for, at regnskabsmaterialet kan udskrives i klar skrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

I praksis kan en udenlandsk cloudløsning altså bruges, men nøglerne til materialet skal være i Danmark: Systembeskrivelser og adgangskoder skal kunne findes her, og materialet skal kunne trækkes ud i en læsbar form. Et bilag, der kun findes i et lukket format, som myndigheden ikke kan åbne eller få udskrevet, opfylder ikke adgangskravet.

Opbevaring af bilag i udlandet – fordele og ulemper

Undtagelser og særlige bilag

Der er ikke krav om at opbevare kassestrimler. Et sammentællingsbilag, hvor kassestrimlerne bogføres som en sumpost, anses for fornøden dokumentation. En almindelig beskrivelse af det anvendte edb-system skal kun opbevares i 1 år efter underskrivelsen af årsregnskabet. Beskrivelsen af automatisk genererede registreringer og af opbevaringen af bogførings- og regnskabsmateriale skal dog efter hovedreglen opbevares i 5 år, hvis materialet ikke opbevares i klarskrift.

Ved siden af bogføringsloven indeholder skatte- og afgiftslovgivningen flere steder pligt for detailhandelsvirksomheder til at opbevare kassestrimler i mindst 1 år. Bogfører man kassestrimler som sumpost efter bogføringsloven, kan der altså stadig være en selvstændig skatte- eller afgiftsmæssig opbevaringspligt, som skal vurderes særskilt.

Sådan kommer du i mål i praksis

Får du en fysisk kvittering – fx fra en taxatur eller en forretningsfrokost – skal du tage et billede af den og uploade det til bogføringssystemet. Derefter er det digitale bilag det gyldige, og den fysiske kvittering kan i princippet kasseres. Du har ansvaret for, at det digitale bilag er en tro kopi af originalen: Billedet skal være skarpt, og hele bilaget skal være med, så beløb, dato, parter og momsbeløb kan læses.

Upload bilag løbende i stedet for at samle dem til årets afslutning. Så havner bilaget i det regnskabsår, det hører til, og risikoen for at miste et bilag undervejs bliver mindre. Kan du ikke uden videre finde et bestemt bilag frem, når Skattestyrelsen eller Erhvervsstyrelsen spørger, er opbevaringen ikke i orden, selv om filen teknisk set findes et sted på disken.

Sådan opbevarer du bilag korrekt i praksis