Sådan udsteder du en faktura efter dansk lov

Hvad loven kræver – og hvem den gælder for

Kravene til en fakturas form og indhold findes i momsbekendtgørelsen. En fuld faktura skal følge momsbekendtgørelsens § 57, stk. 1, og kravene gælder også afregningsbilag, kreditnotaer og elektroniske fakturaer.

Bogføringsloven regulerer virksomheders bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Erhvervsstyrelsen vejleder om bogføringsloven og om krav til digitale standard bogføringssystemer.

Bogføringsloven omfatter erhvervsdrivende virksomheder af enhver art etableret i Danmark, erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af udenlandske virksomheder, virksomheder der er afgiftspligtige eller skattepligtige i Danmark, og virksomheder der skal afgive regnskabsmæssige oplysninger for at modtage tilskud.

Fakturakravene gælder ikke kun offentlige kunder. Også ved salg til private skal fakturaen have de lovpligtige oplysninger.

NemHandel: Den offentlige sektors fakturakanal

NemHandel er den offentlige sektors løsning til elektronisk fakturering. Løsningen blev bygget efter lov om offentlige betalinger og beskrives som verdens første nationale e-faktureringsløsning.

Lov om offentlige betalinger trådte i kraft 1. februar 2005. Den gjorde elektronisk fakturering obligatorisk for leverandører til det offentlige: Ville du have betaling for dine ydelser, skulle fakturaen nå frem elektronisk.

Kravet følger modtageren. Er modtageren en offentlig myndighed, skal fakturaen sendes gennem NemHandel for at blive betalt. Fakturerer du udelukkende private kunder, gælder forpligtelsen ikke.

OIOUBL og OIOXML: Formatet der gør fakturaen læsbar

NemHandel-fakturaer udveksles i standardiserede e-fakturaformater. OIOUBL og det ældre OIOXML er de danske formatnavne for elektronisk fakturering i det offentlige.

Formatet sikrer maskinlæsbarhed. Modtageren kan trække beløb, parter og linjer direkte ud af filen i stedet for at taste dem ind fra papir.

Kan dit fakturessystem ikke producere et af formaterne, kan konverteringen ske undervejs – eksempelvis via et LæsInd-bureau.

Tre veje til at sende fakturaen

Traditionel integration: Fakturaen går gennem en VAN-operatør (Value Added Network). Operatøren forbinder dit fakturessystem med det offentlige og sender filen videre.

LæsInd-bureau: Du sender regningen til et bureau, der med OCR (Optical Character Recognition) konverterer papirfakturaen til strukturerede data. Papiret bliver til en elektronisk faktura undervejs.

NemHandel-klient: Du udsteder og sender fakturaen direkte fra en klient, der taler med NemHandel. Det kræver hverken egen integration eller papir, der skal scannes.

Vælg efter volumen og system: Har du et fakturessystem, er integration nærliggende. Sender du få fakturaer, kan et LæsInd-bureau eller en klient være nemmest.

Gratis NemHandel-klient via Tradeshift

Tradeshift har en gratis klient til NemHandel. Med den kan du sende elektroniske fakturaer til alle offentlige myndigheder og til tusinder af private virksomheder via NemHandel og Tradeshifts forretningsnetværk.

For en virksomhed uden egen NemHandel-integration er klienten et alternativ til at bygge integration op fra bunden. Den dækker både offentlige modtagere og private, der er koblet på netværket.

Derfor blev dansk e-fakturering indført

I 2003 ledte Finansministeriet efter effektiviseringsgevinster i den offentlige sektor. Business casen var, at der kunne spares 10 minutter pr. faktura i hele processen fra fakturamodtagelse over godkendelse til betaling.

Den offentlige sektor modtager i omegnen af 15 millioner fakturaer. Det gav en beregnet besparelse på omkring 700 mio. kr. om året ved at reducere antallet af medarbejdere.

For at høste gevinsten allerede det første år reducerede Finansministeriet statens, kommunernes og de daværende amters budgetter med ca. 250 mio. kr. De resterende 450 mio. kr. kunne bruges til at implementere den nye lov, der ud over elektronisk fakturering også omfattede NemKonto.

Effektivisering og besparelse ved e-fakturering

Sådan udsteder du fakturaen i praksis

Afklar først, om modtageren er en offentlig myndighed. Er den det, skal fakturaen sendes elektronisk gennem NemHandel, hvis du vil have betaling. Er modtageren privat, gælder de almindelige indholdskrav.

En fuld faktura efter momsbekendtgørelsen § 57, stk. 1 skal indeholde udstedelsesdato (fakturadato), fortløbende nummer, sælgers momsregistreringsnummer (CVR- eller SE-nummer), sælgers navn og adresse samt købers navn og adresse.

Den skal også indeholde mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af ydelser, leveringsdato hvis den er forskellig fra fakturadatoen, momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle rabatter og bonus, gældende momssats samt momsbeløbet.

I Danmark er standardsatsen 25 %. Momsbeløbet skal stå som et beløb; det er ikke nok at skrive "inkl. moms". Et eksempel er "Moms (25 %): 250,00 kr.".

Fakturadatoen skal være identisk med den dato, hvor fakturaen udskrives eller stilles digitalt til rådighed for kunden. Tilbagedatering må ikke ske, og datoen skal fremstå utvetydigt, fx 10. april 2012 – ikke 10-04-12.

Nummeret skal være unikt og fortløbende, fx 1, 2, 3 eller 2026-001, 2026-002. Det gør det muligt at identificere hver faktura og undgå huller i bogføringen.

Ved salg under 3.000 kr. kan en forenklet faktura eller kassebon bruges. Skal en afsendt faktura annulleres, kræver det en kreditnota til kunden – ikke en intern annullering.

Mangler fakturaen fortløbende nummer eller korrekt momsbeløb, kan den afvises som ugyldig. Manglende overholdelse kan give bøder og i værste fald tab af retten til momsfradrag.