Bogføring og fakturering: Krav og systemer til små virksomheder

Bogføring og fakturering for små virksomheder: Det skal du have styr på

Som virksomhedsejer skal du løbende bogføre indtægter og udgifter. Det fremgår af Skats bogføringsguide for nystartede virksomheder, som har tre dele: bliv klar, bogfør løbende, og lav regnskabet, når momsperioden eller året er afsluttet.

Del 1 dækker fakturakrav og metoder. Del 2 handler om løbende bogføring og overblik. Del 3 handler om at lave regnskabet, når momsperioden eller året er slut.

Mange virksomheder skal ud over løbende bogføring og fakturering også forholde sig til krav om digital bogføring og reglerne om årsrapport. Digital bogføring følger den nye bogføringslov. Årsrapporten er reguleret i årsregnskabsloven, som opdeler reglerne i regnskabsklasserne A, B, C og D.

Fakturakrav og faktureringsmetoder: Bliv klar fra første salg

Del 1 af Skats bogføringsguide giver overblik over fakturakrav og metoder. Det er første skridt for dig, der er nystartet og endnu ikke har faste faktureringsrutiner.

Beslut, hvordan fakturaer udstedes, nummereres og arkiveres, så de kan findes igen. Fakturerer du manuelt eller digitalt, bør fremgangsmåden være den samme hver gang.

Er du i tvivl om formkravene til en faktura, kan du tage udgangspunkt i Skats guide og eventuelt søge rådgivning. Reglerne kan afhænge af din situation.

Fakturakrav og rutiner – hvad du skal have styr på fra første salg

Løbende bogføring: Rutiner der matcher din virksomheds størrelse

Skat skriver, at du løbende skal bogføre virksomhedens indtægter og udgifter. Del 2 af guiden hjælper dig med at bogføre løbende og bevare overblikket.

Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven peger på, at bogføringen skal tilrettelægges og udføres efter virksomhedens kompleksitet, antal transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Jo mere kompleks virksomheden er, jo flere transaktioner eller større beløb, desto mere struktur og kontrol kan der være behov for.

En lille virksomhed med få transaktioner kan nøjes med en enkel, fast rutine. Har virksomheden mange transaktioner eller større økonomisk omfang, bør den have tydeligere procedurer for registrering, dokumentation og afstemning.

Digital bogføring: Hvornår er du omfattet?

Med den nye bogføringslov er flertallet af virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring. Det skriver Skat i bogføringsguiden.

Ifølge Skat gælder kravet for alle selskaber og for enkeltmandsvirksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. to år i træk.

Virksomhedsguiden har en side om, hvad krav om digital bogføring betyder for din virksomhed, hvor du kan læse mere. Er du i tvivl om, hvorvidt din virksomhed er omfattet, bør du undersøge det nærmere, inden du vælger system.

Krav til digital bogføring – hvilke virksomheder er omfattet?

Fra momsperiode til årsrapport: Afslutning og regnskabsklasse

Når momsperioden eller året er afsluttet, skal du lave dit regnskab. Det er del 3 i Skats bogføringsguide, hvor den løbende bogføring samles, så perioden kan afsluttes.

For mange virksomheder kommer årsrapporten også ind i billedet. Årsregnskabsloven opdeler reglerne i regnskabsklasserne A, B, C og D, så du skal afgøre, hvilken klasse virksomheden hører til.

Efter årsregnskabsloven skal bl.a. aktieselskaber, partnerselskaber (kommanditaktieselskaber) og anpartsselskaber aflægge årsrapport, medmindre de er undtaget. Det gælder også visse interessentskaber og kommanditselskaber, erhvervsdrivende fonde og visse virksomheder med begrænset ansvar.

De omfattede virksomheder skal for hvert regnskabsår aflægge et årsregnskab efter loven. Årsregnskabet skal som udgangspunkt suppleres med bl.a. ledelsesberetning og ledelsespåtegning og eventuelt koncernregnskab, medmindre andet følger af lovens undtagelser. Fællesbetegnelsen for regnskaber, beretninger og påtegninger er årsrapport. Et regnskab, der udelukkende udarbejdes til eget brug, er ikke en årsrapport efter loven.

Sådan afslutter du dit regnskab – trin for trin efter Skats guide

Sådan vælger du bogføringssystem til en lille virksomhed

Tag udgangspunkt i de krav, der gælder for din virksomhed, når du vælger bogføringssystem. Er du omfattet af kravet om digital bogføring, skal systemet kunne understøtte det. Er du ikke omfattet, kan et enklere system måske være nok, men den løbende bogføringspligt gælder stadig.

Sammenlign systemer efter, om de dækker dine behov for fakturering, moms og årsafslutning. Fakturerer du ofte, bør du se på, hvordan fakturaer oprettes og følges op. Har du få transaktioner, kan en enklere løsning være tilstrækkelig.

Se også på arbejdsgangen: Kan du importere banktransaktioner? Kan du give din revisor adgang? Kan du trække de rapporter, du skal bruge ved momsperiodens eller årets afslutning? De praktiske spørgsmål afgør, om systemet fungerer i hverdagen.

Vælg ikke system udelukkende efter navn eller pris. Tag i stedet udgangspunkt i virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang, som Erhvervsstyrelsen peger på i vejledningen om bogføringsloven.

Vælg det rigtige bogføringssystem – 5 nøglespørgsmål