Bogføring og fakturering: Krav og systemer til små virksomheder

Bogføring og fakturering for små virksomheder: krav og systemer

Denne guide gennemgår kravene til bogføring og fakturering for små virksomheder. Den sammenligner også e-conomic, Dinero og Billy med priser.

Fakturaen dokumenterer salget og indgår i virksomhedens bogføring. Derfor skal du kende både fakturaens indhold, reglerne for opbevaring af bilag og de funktioner, du har brug for i et bogføringssystem.

Som virksomhedsejer skal du løbende bogføre virksomhedens indtægter og udgifter. Hjælpen fra Skat er tredelt: bliv klar, bogfør løbende, og lav regnskabet ved momsperiodens eller regnskabsårets udløb.

Del 1 dækker fakturakrav og metoder. Del 2 handler om løbende bogføring og overblik. Del 3 handler om regnskabet ved afslutningen af momsperiode eller regnskabsår.

Mange virksomheder skal ud over løbende bogføring og fakturering også forholde sig til krav om digital bogføring og reglerne om årsrapport. Digital bogføring følger bogføringsloven. Årsrapporten reguleres af årsregnskabsloven, som opdeler reglerne i regnskabsklasserne A, B, C og D.

Årsregnskabsloven gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder, medmindre de er omfattet af særlige regnskabsregler for finansielle virksomheder, statens regnskabsvæsen eller kommunernes styrelse.

En virksomhed anses for erhvervsdrivende, hvis den yder varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende og normalt modtager vederlag. Efter årsregnskabsloven § 1, stk. 2, anses en virksomhed dog altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde eller lov om visse erhvervsdrivende virksomheder.

Efter § 1, stk. 3, gælder loven ikke for virksomheder omfattet af regnskabsregler for finansielle virksomheder, statens regnskabsvæsen eller kommunernes styrelse.

Fakturakrav og fakturering: Det skal fakturaen indeholde

Der gælder krav til, hvad en faktura skal indeholde, og til hvilke metoder du kan bruge ved fakturering. Læs mere i Skats bogføringshjælp, del 1.

En fuld faktura skal som minimum angive fakturadato, et fortløbende fakturanummer, sælgers navn og adresse samt sælgers momsregistreringsnummer (cvr-nr. eller SE-nr.). Den skal også indeholde købers navn og adresse, en beskrivelse af de leverede varer eller ydelser, afgiftsgrundlag og momsbeløb; ved momspligtigt salg skal momssatsen fremgå. Kravene fremgår blandt andet af momsbekendtgørelsens § 57, stk. 1.

En betalingsfrist og bankoplysninger er ikke nævnt blandt de obligatoriske oplysninger i en fuld faktura.

e-conomic, Dinero og Billy har alle elektronisk fakturering. e-conomic har desuden fakturabetaling i systemet, mens Dinero og Billy ikke har det.

Digitale standardbogføringssystemer skal understøtte automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura og håndtere tilmeldingen af systemets kunder i NemHandelsregisteret (bekendtgørelsen).

Basale regnskabsfunktioner dækker finansbogholderi, momsregnskab, fakturering samt ordrer, tilbud og rykkere. Det er de funktioner, et regnskabsprogram typisk skal kunne håndtere for en lille virksomhed.

Ved valg af system bør du afklare, om du skal lave fakturaer, tilbud og rykkerflow, og om systemet skal kunne håndtere betalinger. Det sparer tid på administration.

I e-conomic findes automatisk bilagshåndtering og automatisk bilagsmatch. Automatisk bilagshåndtering nævnes for Smart-pakken, men kilden placerer ikke automatisk bilagsmatch i en bestemt pakke. Dinero og Billy har ikke automatisk bilagshåndtering eller automatisk bilagsmatch.

Løbende bogføring: Registrering, dokumentation og opbevaring

Skat skriver, at du løbende skal bogføre virksomhedens indtægter og udgifter. Del 2 hjælper dig med at bogføre løbende og bevare overblikket.

Når du sælger, køber, betaler eller modtager penge, skal transaktionen registreres i bogføringen.

Tilrettelæg bogføringen efter virksomhedens behov og omfang. En lille virksomhed med få transaktioner kan nøjes med en enkel, fast rutine.

Har virksomheden mange transaktioner eller større økonomisk omfang, kan der være behov for mere struktur og kontrol. Procedurerne for registrering, dokumentation og afstemning bør være tydeligere.

Digital bogføring: Hvornår er du omfattet?

Med den nye bogføringslov er flertallet af virksomheder omfattet af kravet om digital bogføring. Det skriver Skat i bogføringshjælpen.

Ifølge Skat gælder kravet for alle selskaber og for enkeltmandsvirksomheder med en omsætning på over 300.000 kr. to år i træk.

Virksomhedsguiden beskriver, at personligt ejede virksomheder og finansielle virksomheder skal bogføre digitalt, hvis omsætningen overstiger 300.000 kr. om året i de to forudgående år. For selskaber gælder kravet generelt.

Er du i tvivl om, hvorvidt din virksomhed er omfattet, bør du undersøge det nærmere, inden du vælger system.

Digitale standardbogføringssystemer skal være registreret hos Erhvervsstyrelsen for at vise, at de lever op til kravene i bogføringsloven. Tjek Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer eller Virksomhedsguiden, før du vælger system.

Det kan du gøre, hvis du vil være tryg ved, at systemet understøtter digital bogføring, korrekt bilagshåndtering og dokumentation.

Fra momsperiode til årsrapport: Afslutning og opbevaring

Efter momsperiodens eller årets udløb skal du lave dit regnskab. Det er del 3 i bogføringshjælpen, hvor den løbende bogføring samles, så perioden kan afsluttes.

For mange virksomheder kommer årsrapporten også ind i billedet. Årsregnskabsloven opdeler reglerne i regnskabsklasserne A, B, C og D.

Efter § 3, stk. 1, omfatter listen bl.a. aktieselskaber, partnerselskaber (kommanditaktieselskaber) og anpartsselskaber, medmindre de er undtaget. Det gælder også interessentskaber og kommanditselskaber, hvori alle interessenter eller komplementarer er selskaber omfattet af litra a, eller tilsvarende interessentskaber/kommanditselskaber, samt erhvervsdrivende fonde og virksomheder med begrænset ansvar.

Efter § 2, stk. 1, skal de virksomheder, der er nævnt i § 3, stk. 1, for hvert regnskabsår aflægge et årsregnskab efter loven. Medmindre andet følger af §§ 9 a, 18, 22, 78, 102 eller 109, skal årsregnskabet suppleres med koncernregnskab, ledelsesberetning og ledelsespåtegning.

For et anpartsselskab betyder det, at selskabet er nævnt i § 3, stk. 1, og derfor som udgangspunkt skal aflægge årsrapport efter § 2, stk. 1, medmindre det er undtaget.

Fællesbetegnelsen for regnskaber, beretninger og påtegninger er »årsrapport«, jf. § 2, stk. 3. Et regnskab, som en virksomhed udelukkende udarbejder til eget brug, er ikke en årsrapport efter loven.

Efter § 2, stk. 4, må et regnskab, der ikke er en årsrapport, ikke betegnes som årsrapport. Det skal i form og indhold fremstå, så det ikke kan forveksles med en årsrapport.

Når momsperioden eller året afsluttes, saml periodens løbende bogføring, gennemgå indtægter og udgifter, og kontrollér, at posteringerne har dokumentation. Afstemning og et samlet overblik gør det lettere at afslutte regnskabet.

Virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale i mindst 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår. I digitale standardbogføringssystemer skal bogførte transaktioner opbevares i et struktureret og maskinlæsbart format i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, og bilag skal opbevares i samme periode (bekendtgørelsen). Systemet skal kunne opbevare købsbilag digitalt; salgsbilag kan enten genereres i systemet og opbevares dér eller gemmes digitalt i systemet (bekendtgørelsen).

Sådan vælger du bogføringssystem til en lille virksomhed

Tag udgangspunkt i de krav, der gælder for din virksomhed, når du vælger bogføringssystem. Er du omfattet af kravet om digital bogføring, skal systemet kunne understøtte det. Er du ikke omfattet, kan et enklere system måske være nok, men den løbende bogføringspligt gælder stadig.

Valget afhænger af din branche, hvor mange bilag du har, og hvor meget du vil automatisere. Få transaktioner og et simpelt setup peger på en enkel løsning; mange posteringer, flere afdelinger eller projekter peger på mere styring.

Sammenlign systemer efter, om de dækker dine behov for fakturering, moms og årsafslutning. Fakturerer du ofte, bør du se på, hvordan fakturaer oprettes og følges op. Har du få transaktioner, kan en enklere løsning være tilstrækkelig.

Se også på arbejdsgangen: Kan du importere banktransaktioner? Kan du give din revisor adgang? Kan du trække de rapporter, du skal bruge ved momsperiodens eller årets afslutning?

Vælg ikke system udelukkende efter navn eller pris. Tag i stedet udgangspunkt i virksomhedens behov, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

De mest kendte og brugte bogføringssystemer i Danmark er Dinero, e-conomic og Billy.

e-conomic er et af Danmarks mest udbredte regnskabsprogrammer og bruges især af større virksomheder og bogholdere. Det har avancerede funktioner som lagerstyring, projektstyring, detaljeret rapportering og dybe integrationsmuligheder.

e-conomic er et online regnskabsprogram designet til at forenkle regnskabs- og bogføringsopgaver. For virksomheder med mere komplekse behov – fx mange bilag, flere brugere, flere afdelinger eller krav om avanceret rapportering – er e-conomic velegnet, fordi systemet kan udvides med mange moduler og integrationer.

For mange mindre virksomheder kan e-conomic virke unødigt komplekst og omfattende. Systemet kræver en vis opsætning og regnskabsforståelse, og mange oplever, at de kun bruger en brøkdel af funktionerne i dagligdagen.

Priserne starter forskelligt: e-conomic fra 249 kr./md., Dinero fra 297 kr./md. og Billy fra 150 kr./md. e-conomic har pakkerne Basis fra 249 kr./md., Plus fra 299 kr./md., Smart fra 349 kr./md. og Avanceret fra 449 kr./md.

Til sammenligning starter Billy fra 150 kr./md. med ubegrænsede posteringer i alle betalte planer. e-conomic starter fra 249 kr./md. med 1000 posteringer i Basis, og Dinero starter fra 297 kr./md.

e-conomic Basis fra 249 kr./md. har 1000 posteringer, kernefunktioner, bankintegration og support. Plus fra 299 kr./md. tilføjer integrationer og et tilbuds- og rykkermodul.

Smart fra 349 kr./md. tilføjer automatisk bankafstemning og automatisk bilagshåndtering. Avanceret fra 449 kr./md. giver hele systemet, ekstra brugere og udvidet bilagsgodkendelse.

Billy har ubegrænset antal posteringer i alle betalte planer, mens e-conomics pris afhænger af, hvor mange posteringer du laver årligt. Det er en væsentlig forskel, fordi udgifterne i e-conomic kan stige ved mange transaktioner.

e-conomic og Billy har telefonsupport. Dinero har ikke telefonsupport.

e-conomic har dedikeret support til revisorer og bogholdere samt fakturabetaling i systemet. Automatisk bilagshåndtering nævnes for Smart-pakken, mens kilden ikke placerer automatisk bilagsmatch i en bestemt pakke.

Dinero og Billy har ikke dedikeret support til revisor/bogholdere, automatisk bilagshåndtering, match bilag automatisk eller fakturabetaling i systemet.

e-conomic og Dinero har mulighed for lagerstyring. Billy har lagerstyring som integration til Rackbeat. Alle tre har chatsupport, og Dinero og Billy har en gratis version, mens e-conomic har en demo.

Alle tre systemer har basale regnskabsfunktioner, elektronisk fakturering, gratis adgang for revisor og mobil-app.

e-conomic er stiftet i 2001 med +300.000 aktive virksomheder og +240 integrationer. Dinero er stiftet i 2013 med +79.000 aktive virksomheder og +170 integrationer. Billy er stiftet i 2009 med +60.000 aktive virksomheder og +70 integrationer.

Basale regnskabsfunktioner dækker finansbogholderi, momsregnskab, fakturering samt ordrer, tilbud og rykkere. Regnskabsprogrammer indeholder typisk funktioner til at oprette og vedligeholde regnskaber og konti, føre transaktioner og generere rapporter. Mere avancerede systemer kan administrere betalinger, integrere med andet software og give adgang til eksterne data.

Tjeklisten bør omfatte digitalisering af bilag, bankintegration og bankafstemning, fakturering og betalinger, moms og indberetning, rapportering og integrationer til andre værktøjer som webshop, løn eller lager. Den bør også omfatte skalerbarhed samt pris og support.

Digitalisering af bilag: Hvor nemt kan du få bilag ind digitalt via app eller mail, få dem godkendt og gemt korrekt, så du lever op til kravene og har styr på dokumentationen?

Bankintegration og bankafstemning: Kan systemet kobles til banken og hjælpe med automatisk afstemning, så du slipper for at jagte differencer hver måned?

Fakturering og betalinger: Afklar behovet for fakturaer, tilbud og rykkerflow, og om systemet skal kunne håndtere betalinger.

Moms og indberetning: Giver systemet et klart overblik, og gør det nemt at indberette korrekt og til tiden?

Rapportering og økonomisk overblik: Skal du bare kunne se saldo og resultat, eller vil du have rapporter og nøgletal til styring og beslutninger måned for måned?

Integrationer: Bruger du fx webshop, løn eller lager? Et system med gode integrationer betyder mindre manuelt arbejde og færre fejl.

Skalerbarhed: Kan systemet vokse med dig, hvis du ansætter, får flere kunder eller får mere kompleks økonomi?

Pris og support: Kig ikke kun på prisen – kig på, hvad der er inkluderet i funktioner, brugere og moduler.

Digitale standardbogføringssystemer skal være registreret hos Erhvervsstyrelsen for at vise, at de lever op til kravene i bogføringsloven. Tjek Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, hvis du vil være tryg ved digital bogføring, bilagshåndtering og dokumentation.

Billy har en brugerflade designet til små virksomheder og nem fakturering og bogføring med få klik. Billy er nu en del af Shine.

Shine har en regnskabsside på shine.co/dk/regnskab, hvor de nyeste opdateringer til Billys regnskabsprogram offentliggøres.