Sådan kortlægger du virksomhedens digitale arbejdsgange

Afgræns kortlægningen efter forretningens behov

Start med de beslutninger, virksomheden reelt venter på, ikke et ønske om at kortlægge alt. I august 2026 formulerer DI Digital tre spørgsmål, som kortlægningen bør kunne besvare: »Hvordan investerer vi offensivt i ny teknologi uden at gøre os sårbare? Hvordan bruger vi AI til at løfte produktiviteten og samtidig bevare tillid hos medarbejderne? Hvordan får vi nye løsninger ud af pilotfasen og ind i kerneforretningen uden at sætte det hele på spil?« Skriv ned, hvilken beslutning kortlægningen skal understøtte, og hvornår den skal træffes. Ellers bliver kortlægningen et selvstændigt projekt uden aftager.

Vælg 3-5 arbejdsgange efter kriterier, der kan begrundes: mange gentagelser, mange manuelle overleveringer mellem personer eller systemer, høj fejl- og ombearbejdningsrate, store dokumentations- og godkendelseskrav eller afhængighed af forhold uden for virksomheden. DI Digital peger på, at geopolitisk uro påvirker markeder, forsyningskæder og teknologivalg, at cybertrusler gør sikkerhed til et konstant spørgsmål, og at nye regler skal forstås og omsættes til praksis. Derfor bør arbejdsgange med leverandør- og regelafhængighed have en tydelig plads i afgrænsningen. Som pejlemærke for ambitionsniveauet brugte knap 17 procent af danske virksomheder AI-baserede teknologier ifølge rapporten »Digitalisering, algoritmeledelse og medarbejderinddragelse« fra FAOS og WELMA, maj 2024.

Inddrag medarbejderne fra start

Hent beskrivelsen af arbejdsgangen der, hvor den udføres. Følg en konkret sag fra start til slut, bed medarbejderen vise skærmen frem trin for trin, og notér omveje, dobbeltregistreringer og mundtlige aftaler, som ikke står i en skreven procedure. FAOS-rapporten fra maj 2024 beskriver regler og procedurer for medarbejderinddragelse i digitaliseringsprocesser. Fordi især nogle fagforeninger har været kritiske over for øget digitalisering og konsekvenserne for arbejdstagerne, er det en fordel tidligt at invitere tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant med i kortlægningen frem for at præsentere resultatet bagefter.

Vær konkret om formålet: fortæl hvilke data værktøjet registrerer, om de opsamles på individ- eller aggregeret niveau, hvem der kan se dem, og hvad de må bruges til. FAOS-rapporten fremhæver overvågning af medarbejdere som en af de centrale udfordringer på arbejdsmarkedet, og uklarhed netop her gør medarbejdere utilbøjelige til at bidrage med den viden, kortlægningen er afhængig af. Notér samtidig, hvilke opgaver medarbejderne selv oplever som trivielle, risikofyldte eller svære at nå. Det bliver input til både prioritering og efteruddannelse.

Kortlæg opgaver, data og systemer trin for trin

Byg kortlægningen som en tabel pr. arbejdsgang med faste kolonner: trin, udfører, system eller hjælpemiddel, inputdata, output, godkendelse, ventetid, fejl og ombearbejdning samt hvad der sker, når noget går galt. Start ved den begivenhed, der udløser arbejdsgangen – en ordre, en indkommende henvendelse, en frist – og slut ved det leverede resultat, inklusive den efterfølgende kontrol. Tag undtagelserne med: de udgør ofte en uforholdsmæssig stor andel af tiden og er dem, en digital løsning først skal kunne håndtere, før arbejdsgangen reelt er automatiseret.

Registrér for hvert trin, hvor data opstår, hvor de genindtastes, og hvilke systemer der udveksler dem automatisk. Det danske basis-setup – MitID Erhverv til login og underskrift, Digital Post til myndighedskommunikation og e-fakturering til afregning – fjerner typisk manuelle trin hos små og mellemstore virksomheder. Start derfor med at konstatere, hvad der allerede er på plads, før der peges på nye systemer. Slut af med at sætte tal på: antal sager pr. måned, antal minutter pr. trin, antal godkendelser og antal fejl. Uden tallene kan effekten af en automatisering ikke beregnes, og prioriteringen bliver en smagssag.

Vurder hvor digitalisering og AI giver reel værdi

FAOS-rapporten fra maj 2024 angiver mulighederne ved de nye teknologier som øget produktivitet, hurtigere innovation og bedre arbejdsmiljø – sidstnævnte særligt hvis trivielle eller risikofyldte opgaver kan automatiseres. Det giver fire vurderingsakser for hver arbejdsgang: 1) volumen ganget med tid pr. sag, 2) fejl- og ombearbejdningsrate, 3) medarbejderbelastning i form af gentagelser, tunge løft, ensidigt arbejde eller risiko for fejl med konsekvenser for kunder og borgere, og 4) teknisk gennemførlighed, herunder datakvalitet, adgang til data og om arbejdsgangen kan integreres med de systemer, der allerede bruges. Rangér kandidaterne efter de fire akser, og beslut samtidig, hvad der skal få en kandidat til at falde – for eksempel for dårlig datakvalitet, eller at en godkendelse ikke må fjernes.

Overvej køb før egen udvikling. DI Digital fremhæver, at den samme teknologi kan give små og mellemstore virksomheder adgang til kapaciteter, som tidligere var forbeholdt de største. Det taler for standardløsninger med dokumenteret integration frem for specialudvikling, medmindre arbejdsgangen er forretningskritisk og svær at dække. Placér AI, hvor opgaven består i at læse, sortere, opsummere eller udkaste tekst, og behold et menneskeligt godkendelsestrin, hvor en fejl er dyr eller kræver begrundelse. Fastlæg basismålinger for tid, fejl og belastning inden en eventuel pilot, så resultatet kan dokumenteres og ikke kun vurderes på fornemmelsen.

Afdæk risici, etik og arbejdsmiljø

FAOS-rapporten fra maj 2024 oplister de væsentligste udfordringer på arbejdsmarkedet: datasikkerhed og etik, overvågning af medarbejdere, arbejdsmiljørisici, behovet for efteruddannelse samt overregulering af det europæiske marked i sammenligning med øvrige markeder. Omsæt listen til konkrete spørgsmål pr. arbejdsgang: hvilke personoplysninger passerer gennem processen, kan de begrænses, hvem får adgang, hvor længe opbevares de, og kan værktøjet teknisk set bruges til at måle enkeltpersoners aktivitet, også selv om det ikke er hensigten? Notér svarene i kortlægningen, så de kan bruges, når værktøjet skal godkendes.

Afklar det regulatoriske spor tidligt. I debatten har arbejdsgiversiden ifølge FAOS kritiseret den nye EU-regulering, herunder Platformsdirektivet og AI-forordningen, af frygt for omstændig regulering, unødigt bureaukrati og hæmmede muligheder for at udvikle innovative løsninger på det europæiske marked. Uenigheden betyder, at det bør beskrives konkret, hvilke krav der gælder for netop den påtænkte anvendelse. Tag også arbejdsmiljøet med som selvstændigt punkt: Hvis digitaliseringen ændrer opgaver, tempo eller styring, skal ændringen gennem samme kanal som andre arbejdsmiljøændringer, med arbejdsmiljøorganisationen inddraget og med aftaler om, hvad der måles, og hvordan data må anvendes.

Planlæg kompetencer og ny arbejdsdeling

Fordel for hver arbejdsgang opgaverne i fire grupper: opgaver der forsvinder, opgaver der ændrer karakter, opgaver der er nye, og opgaver der er uændrede. De nye opgaver er typisk at sikre datakvalitet, kontrollere og rette systemets output, håndtere undtagelser og følge op på systemer og leverandører. FAOS-rapporten fra maj 2024 fremhæver behovet for efteruddannelse som en af de centrale udfordringer. Skriv derfor kompetencebehovet ind i beslutningsgrundlaget for arbejdsgangen i stedet for at gøre det til et selvstændigt HR-projekt bagefter.

Lav en kompetenceplan pr. rolle med navn på, hvem der skal lære hvad, hvornår det skal være på plads i forhold til idriftsættelsen, og hvordan oplæringen finansieres – undervisning, kollegial oplæring og nedsat produktion i en overgangsperiode er alle poster i business casen. Beslut samtidig, hvem der ejer fejl i den automatiserede arbejdsgang. Uden en navngiven ejer ender undtagelser og fejlrettelser hos den enkelte medarbejder som skjult merarbejde. Aftal ændringer i opgaver og ansvar med tillidsrepræsentanten, inden de træder i kraft, så uklarhed om rolleændringer ikke bliver en selvstændig kilde til modstand.

Test i pilot og skalér til kerneforretningen

DI Digital peger på overgangen fra pilot til kerneforretning som et af de svære spørgsmål: hvordan nye løsninger kommer ud af pilotfasen og ind i driften, uden at det hele sættes på spil. Design derfor piloten som en afgrænset arbejdsgang med en fast periode, basismålinger foretaget inden start, succeskriterier på både produktivitet og arbejdsmiljø samt på forhånd vedtagne stopkriterier. Evaluér sammen med de medarbejdere, der har arbejdet i piloten, og beslut eksplicit, om løsningen skal skaleres, ændres eller droppes.

Inden skalering skal procesbeskrivelse, oplæring, systemintegration, support og ejerskab være på plads. Ellers falder løsningen tilbage til de gamle rutiner, når den første entusiasme aftager. Byg systematisk læring ind fra begyndelsen: Digitaliseringsministeriets statusrapport fra februar 2023 samler erfaringerne fra de 28 signaturprojekter, der blev sat i gang i 2020 og 2021, og viser værdien af at opsamle, hvad der blev forsøgt, og hvad der kom ud af det. Læg derfor en skriftlig erfaringsopsamling ind som fast leverance i hver pilot, også når resultatet bliver et nej.

Lær af andre og juster løbende

Ingen virksomhed kan finde svarene alene ifølge DI Digital, der påpeger, at ingen branche kan løse udfordringerne isoleret, og at den teknologiske udvikling – ikke mindst inden for kunstig intelligens – går så hurtigt, at gårsdagens svar bliver utilstrækkelige i morgen. Sæt derfor fast kadence for at ajourføre kortlægningen, for eksempel én gennemgang pr. kvartal eller i forbindelse med budgetlægningen, og udpeg en navngiven ejer, der holder kortlægningen opdateret med versionsdato. Som sammenligningsgrundlag brugte knap 17 procent af danske virksomheder AI-baserede teknologier ifølge FAOS-rapporten fra maj 2024 – tallet giver et pejlemærke for, om I ligger foran eller efter sammenlignelige virksomheder.

Hent hjælp i de offentlige vejledninger og i netværk. Erhvervsstyrelsen arbejder for at gøre det enkelt og attraktivt at drive ansvarlig virksomhed i hele Danmark, og Virksomhedsguiden.dk samler hjælp og vejledning til at drive virksomhed. Det er et naturligt sted at starte med spørgsmål om processer, systemer og dokumentation. I den offentlige del af arbejdsmarkedet peger KL på, at digitalisering og udnyttelse af modne velfærdsteknologier er en af de vigtigste veje til bedre kvalitet og højere effektivitet – erfaringerne derfra kan bruges, når tilsvarende arbejdsgange skal vurderes. Spørg desuden ind til konkrete gennemførsler hos leverandører og i branchenetværk, og opdater kortlægningen, når teknologi, regler eller forretningsbehov ændrer sig.