Sådan vælger du digitale værktøjer efter behov og budget

Start med behovet – ikke værktøjskataloget

Start med at beskrive de opgaver, der ikke løses godt nok i dag. Først derefter bør værktøjskataloget komme i spil. Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses indsats for digitale værktøjer bygger på fire temaer, som vurderes særligt relevante. Her fremhæves to: gennemsigtighed på markeder – at virksomheden kan vælge leverandører og samarbejdspartnere ud fra egne behov – og adgang til kvalificeret arbejdskraft, hvilket kræver både overblik over kompetencebehovet og adgang til de rette kompetencer. Spørg derfor: Mangler vi markeds-overblik, eller mangler vi kompetencer – og hvad skal der konkret til?

At et værktøj er populært, gør det ikke til et behov. På Virksomhedsguiden vises de digitale værktøjer – applikationerne – mere end ti gange så ofte som en gennemsnitsartikel. I 2021 havde sitet over en halv mio. besøgende og ca. 3 mio. sidevisninger. Den store efterspørgsel gør udbuddet stort og synligt. Skriv derfor ned, hvilken opgave der skal løses bedre, hvor ofte den udføres, hvem der udfører den i dag, og hvad der går galt – før du sammenligner produkter.

Kortlæg opgaverne, der skal løses bedre

Opdel behovene i praktiske kategorier, så hver kategori får en opgave, en frekvens og en ansvarlig. Kommunikation: Slack beskrives som en chatplatform, der kan holde arbejdsrelateret kommunikation adskilt fra private kanaler som Messenger og WhatsApp, og Outlook samler e-mail, mødeindkaldelser og kalender. Dokumentation: Word til tekstdokumenter, PowerPoint til præsentationer og fremlæggelser. Dataanalyse og økonomi: Excel til budgetter, lønsedler, fakturaer og kalendere, og Power BI til at oprette forbindelse til datakilder og visualisere dem. Opgaveoverblik: Airtable til at skabe overblik over brugerdefinerede arbejdsopgaver og kommunikere opgaver internt.

Markedsføring: Værktøjerne findes i kategorier som marketing automation, content marketing, marketinganalyse, SEO og e-mail markedsføring. Et markedsføringsværktøj bruges bl.a. til at følge, hvordan besøgende opfører sig på webstedet – hvad de kigger på, læser og klikker på. Automatisering og kodning: Python nævnes blandt de værktøjer, der kan effektivisere. Kompetenceudvikling: Erhvervsfremmesystemet har blandt sine temaer for digitale værktøjer netop værktøjer, der kan styrke kompetenceudvikling. For hver kategori giver det en konkret kravspecifikation at svare på: Hvilken opgave? Hvor mange gange om ugen? Hvem udfører den? Hvad er fejlen eller forsinkelsen i dag?

Sæt budgettet i tre lag

Skeln mellem tre budgetlag. Lag 1 er engangsudgiften: køb, etablering, opsætning og flytning af eksisterende data. Lag 2 er de løbende udgifter: abonnement eller licens per bruger og eventuelle gebyrer pr. transaktion eller pr. ekstra modul. Lag 3 er omkostningerne, der sjældent står i tilbuddet: oplæring af medarbejdere, integration til eksisterende systemer, løbende drift, support og intern tid til vedligeholdelse. Lag 3 afgør typisk, om et billigt værktøj i praksis bliver dyrt.

Brug lønomkostningerne som pejlemærke for, hvornår et værktøj kan betale sig. Ifølge en dansk AI-guide koster en marketingmedarbejder 400.000-600.000 kr. om året, en grafisk designer 350.000-500.000 kr. og en tekstforfatter 300.000-450.000 kr. – før pension, ferie og andre omkostninger. Hvis opgaven i dag fylder en betydelig del af en af disse funktioner, skal den samlede årlige udgift i lag 2 og lag 3 holdes op mod den tid, værktøjet reelt frigør.

I erhvervsfremmesystemet findes desuden tilbud om netværk, 1:1-sparring og tilskud til privat rådgivning. Virksomhedsguiden giver overblik over aktuelle tilbud.

Budgetlag og omkostninger ved digitale værktøjer

Vælg efter funktion og modenhed – ikke efter populære navne

Sammenlign kandidaterne på det, der kan afgøres, før du køber: Dækker værktøjet opgaven fra kortlægningen? Hvor lang tid tager det at komme i gang, og hvor meget opsætning kræver det? Findes grænseflade, support og dokumentation på dansk? Kan det vokse med virksomheden – flere brugere, flere datakilder og eksport af egne data, hvis I senere skifter? Hvordan håndteres persondata? En liste over populære værktøjer svarer ikke på noget af det.

Skal værktøjet skabe overblik over et marked, så se på, om dækningen er reel. For applikationer udviklet under Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses indsats gælder ligebehandlingsprincippet: alle relevante aktører skal kunne fremvises i en applikation, der skal skabe gennemsigtighed. Uanset hvilken sammenligningsportal du bruger, kan du spørge: Vises alle relevante leverandører, eller kun et udvalg? Til markedsføringsværktøjer findes sammenligningssites, hvor man kan sammenligne værktøjer og se priser, inden man vælger.

Overvej AI og automatisering til rutineopgaver

AI-værktøjer er mest oplagte ved gentagne og tekst- eller billedtunge opgaver. Ifølge den danske AI-guide kan AI automatisere opgaver, som tidligere krævede dyre specialister, levere service 24/7 uden overtidsbetaling og understøtte bedre beslutninger baseret på data. Guiden giver konkrete eksempler: professionelle e-mails på 30 sekunder i stedet for 10 minutter, grafiske designs uden at kunne tegne, og automatisk genererede mødereferater. Den hævder samtidig, at en marketingmedarbejder med de rigtige AI-værktøjer kan producere dobbelt så meget indhold på halvdelen af tiden – men understreger, at AI-værktøjer ikke kan erstatte medarbejderne helt, kun gøre dem mere produktive.

Baggrunden for at se på AI er den samme som for andre værktøjer: Ifølge guiden er danske virksomheders lønomkostninger blandt de højeste i verden, det er svært at finde kvalificerede medarbejdere til mange stillinger, og kunderne forventer service på niveau med internationale giganter. Det gør rutineopgaver dyre. Vurder alligevel AI-værktøjet på samme måde som alt andet: Hvilken opgave løser det, hvad er engangs- og abonnementsprisen, hvad koster oplæring og integration, og hvad er kriteriet for, at det virker?

Brug gratis og offentligt støttede muligheder først

Virksomhedsguiden er en fællesoffentlig platform, lanceret i sommeren 2019, med det formål at gøre det nemmere at starte, drifte og udvikle virksomhed i Danmark. Her findes digital vejledning om opstart, drift og udvikling – artikler, cases og digitale værktøjer – samt overblik over aktuelle tilbud i erhvervsfremmesystemet, fx netværk, 1:1-sparring og tilskud til privat rådgivning. I dag er ca. 170 institutioner knyttet til platformen, og de står bag ca. 1.600 forskellige ydelser, der løbende opdateres eller udskiftes. Sitet har 50.000 besøg om måneden.

Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse har støttet digitale værktøjer på Virksomhedsguiden. I december 2022 blev der givet i alt ca. 15 mio. kr. til tre værktøjer: Rådgiverportalen (Erhvervshus Midtjylland, 10,7 mio. kr.) skal skabe overblik over rådgivermarkedet; Danske Testfaciliteter (Teknologisk Institut, ca. 2,3 mio. kr.) giver overblik over danske test-, demonstrations- og udviklingsfaciliteter; og Quick guide til udenlandsk arbejdskraft (Copenhagen Capacity, ca. 2,1 mio. kr.) skal gøre det lettere at ansætte udenlandsk arbejdskraft. Midlerne kommer fra en pulje på 18 mio. kr. annonceret i april 2022 og er medfinansieret af EU's Regionalfond og de decentrale erhvervsfremmemidler. Ved siden af findes private markedspladser, fx kompasbank navigator, hvor små og mellemstore virksomheder kan finde digitale løsninger.

Test i lille skala med klare succeskriterier

Rul ikke værktøjet ud i hele virksomheden på én gang. Vælg to eller tre brugere, der har opgaven i dag, og sæt en afgrænset testperiode med fast start- og slutdato. Definer succeskriterierne, før testen begynder, og mål de samme tal før og efter: tid pr. opgave, antal fejl eller rettelser, svartid til kunder og hvor mange opgaver der når at blive løst. Ved et AI-værktøj til tekst eller referater: mål netop de opgaver – fx tiden på e-mails eller mødereferater – i stedet for at vurdere på fornemmelsen.

Skriv før testen ned, hvad der skal være opfyldt, for at I går videre: at tiden pr. opgave falder målbart, at fejlene bliver færre, eller at servicen bliver bedre for kunderne. Tag samtidig stilling til, hvad der skal ske med de data og dokumenter, testbrugerne arbejder med, og hvordan I trækker dem ud igen, hvis I dropper værktøjet.

Implementér, mål og justér løbende

Sæt en navngiven ansvarlig for værktøjet, og udpeg en superbruger i hver afdeling, der kan oplære kolleger og samle spørgsmål. Læg oplæringen ind i lag 3-budgettet med et konkret timetal i stedet for at regne med, at medarbejderne lærer det ved siden af. Afklar databehandlingen: hvilke persondata ligger i systemet, hvem har adgang, og hvordan trækkes data ud, hvis I skifter værktøj?

Fastlæg en dato med faste mellemrum, hvor I genberegner de tre budgetlag, og holder resultaterne op mod succeskriterierne fra piloten. Spørgsmålene er de samme, som da I valgte: Løser værktøjet stadig den opgave, det blev købt til? Er antallet af brugere og integrationer vokset, så abonnementet skal gentilpasses? Og er der kommet nye tilbud i erhvervsfremmesystemet, hvor overblikket findes på Virksomhedsguiden?