Automatisk fakturahåndtering: Sådan virker det i praksis

Hvad betyder automatisk fakturahåndtering i praksis?

Automatisk fakturahåndtering starter med e-fakturering. Nemhandels guide definerer e-fakturering som »en direkte elektronisk måde at sende og behandle en faktura på«, hvor fakturaen sendes og modtages i et særligt elektronisk format mellem leverandør og kunde. Det er ikke en mail med en pdf-faktura og heller ikke papir. Erhvervsstyrelsens side om fakturablanketten siger det samme: Elektroniske fakturaer sendes i et standardiseret, struktureret elektronisk format og adskiller sig fra fakturaer sendt som PDF-filer, selv om PDF-filen også er digital og sendes online.

Det er formatet – ikke blot digitaliseringen – der skaber automatiseringen. Fordi oplysningerne ligger som strukturerede data og ikke som et dokumentbillede, kan modtagerens system læse dem maskinelt. Automatiseringen dækker hele kæden: Fakturaen skabes og sendes i det software, du anvender, modtages maskinlæsbart og kan herefter behandles automatisk.

Lovkravet sætter grænsen: Du skal altid bruge e-fakturering, når du fakturerer offentlige kunder, men kan frit vælge e-fakturering over for private virksomheder. Erhvervsstyrelsen oplyser, at NemHandel siden 2005 har været lovpligtig at bruge til udveksling af e-fakturaer med myndigheder i Danmark.

E-faktura, PDF og papir – forskellen der driver automatisering

Fra oprettelse til betaling: sådan bevæger e-fakturaen sig

Fakturaen oprettes i økonomisystemet, hvor grunddata som kundenummer, varenumre, moms og betalingsbetingelser allerede findes. Ifølge Nemhandel opretter og sender du fakturaer ved at følge anvisningerne i dit e-faktureringssoftware – det er teknisk nemt – og udbyderne sikrer, at de tekniske krav overholdes.

Hos modtageren ankommer fakturaen maskinlæsbart. Peppol BIS Billing 3.0 dækker både fakturaer og kreditnotaer; Peppols dokumentation bemærker, at elementnavnene er arvet fra EN16931, at termen »invoice« dækker både invoice og credit notes, og at tag-navnene følger UBL Credit note schema. Der findes også en selvstændig code list for Credit note type code.

Sådan bevæger en e-faktura sig gennem systemerne

Standarderne bag: derfor kan systemerne læse fakturaen automatisk

Peppol BIS 3.0 bygger på EN 16931 og bruger Universal Business Language (UBL) som grundlag for fakturaens struktur. Målet er, at fakturaer er maskinlæsbare og kan behandles automatisk, så manuelle fejl reduceres og effektiviteten i faktureringsprocessen øges. For danske virksomheder er Peppol BIS 3.0 et af de tilladte formater til elektronisk fakturering sammen med det danske OIOUBL-format, og Erhvervsstyrelsen oplyser, at OIOUBL 3 er under indfasning.

Ensartetheden kommer fra faste felter med fastlagt betydning. Peppol BIS 3.0 indeholder centrale elementer som InvoiceTypeCode, CustomizationID og ProfileID, der hver definerer fakturaens indhold og formål. For danske virksomheder gælder særlige krav til betalingsmidler: Betalingskoderne 1, 10, 31 og 42 skal bruges, og hvis betalingsmåde 31 eller 42 benyttes, skal bankoplysninger med. Den type faste felter og kodelister gør fakturaen ensartet og validerbar på tværs af systemer.

Peppols dokumentation for BIS Billing 3.0 opregner de kodelister, formatet bygger på: blandt andet Invoice type code (UNCL1001-subset), Credit note type code (UNCL1001-subset), Payment means code (UNCL4461), landekoder efter ISO 3166-1:Alpha2, valutakoder efter ISO 4217, Electronic Address Scheme (EAS) og ISO 6523 ICD. Dokumentationen har desuden Schematron-filer med regler for Peppol BIS 3.0 Billing, for EN16931-modellen bundet til UBL og for enveloping compliance – maskinelt kontrollerbare regler, som en faktura kan valideres mod. TrueCommerce fremhæver tilsvarende, at Peppol BIS Billing 3.0 sikrer korrekt validering og overholdelse af EU-krav, herunder momsregler.

NemHandel og Peppol: transporten mellem parterne

Erhvervsstyrelsen beskriver Nemhandel som en fælles digital infrastruktur til udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder og offentlige myndigheder i Danmark. Den sikrer standardisering og effektiv transport af forretningsdokumenter mellem to parters økonomisystemer på en enkel, hurtig og sikker måde. Infrastrukturen har tre dele: fælles dokumentstandarder for finansielle data (OIOUBL og Peppol BIS), et fælles modtagerregister (Nemhandelsregisteret) og et transportlag baseret på europæiske standarder (eDelivery AS4). Modtagerregisteret adresserer dokumentet til den rigtige modtager, mens dokumentstandarderne sikrer, at begge parters systemer forstår indholdet.

Peppol er netværket omkring samme type udveksling. TrueCommerce beskriver Peppol som et sikkert netværk til udveksling af elektroniske forretningsdokumenter mellem virksomheder (B2B) og offentlige organisationer (B2G), hvor dokumenterne skal følge en fælles struktur, så forskellige systemer kan læse og behandle dem automatisk. Den mest anvendte version er Peppol BIS Billing 3.0, og Peppol BIS angives som det mest anvendte Peppol-format i Europa. Ifølge samme kilde kræver mange europæiske lande nu fakturaer i Peppol-standard ved handel med det offentlige, og flere lande er begyndt at udvide kravet til handel mellem virksomheder (B2B).

I Danmark er rammerne lovbundne. Erhvervsstyrelsen henviser til lovgrundlaget for Nemhandel og de gældende standarder: bekendtgørelse om netværk til dokumentudveksling i den fælles digitale infrastruktur (BEK nr 1811 af 28/12/2023), lov om fælles digital infrastruktur for elektronisk dataudveksling ved samhandel og rapportering mv. (LOV nr. 1764 af 28/12/2023), lov om elektronisk fakturering ved offentlige udbud (LOV nr. 1593 af 18/12/2018), bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (BEK nr. 206 af 11/03/2011) og bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder (BEK nr. 354 af 26/03/2010).

Hvilke systemer kan håndtere automatisk fakturering?

Du skal bruge et system, der kan håndtere e-fakturering – for eksempel et cloud-baseret indkøbssystem eller et lokalt installeret indkøbssystem som et ERP-system. Systemet skal kunne oprette og sende e-fakturaer og, på modtagersiden, modtage dem i det strukturerede format. Fakturablanketten kan fortsat bruges, men har du allerede et digitalt bogføringssystem, peger Virk.dk på, at det formentlig er den bedste og nemmeste løsning til e-fakturering.

Løsningerne på markedet er prissat efter volumen og funktionsniveau. Nemhandels guide nævner niveauerne Gratis (begrænsning på antal fakturaer pr. måned), Standard (lidt højere begrænsning) og Premium (skaleret – kan være højt begrænset eller ubegrænset). Ifølge guiden er nogle løsninger gratis, mens andre kræver betaling som abonnement eller pr. faktura, du sender.

Løsningsniveauer for e-fakturering

Sådan mærker du automatiseringen i den daglige rutine

De driftsmæssige gevinster ligger i de trin, der forsvinder. Nemhandel fremhæver, at e-fakturering gør det hurtigere og lettere at styre dine fakturaer og måden, de bliver skabt og sendt på; det øger tilliden, minimerer risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer og begrænser risikoen for manuelle fejl. Konkret betyder det færre manuelle tastninger, fordi oplysningerne kommer struktureret fra modpartens system i stedet for at blive genindtastet fra en fil eller et stykke papir.

I hverdagen betyder det også, at du slipper for at holde styr på pdf og papir, og at dine data er samlet ét sted. E-fakturering gør levering, behandling og betaling af fakturaer hurtigere, du undgår papirspild, og du kan nemt sende elektroniske rykkere. På kundesiden giver e-fakturering adgang til automatisk bogføring.

Kom i gang trin for trin

Kom i gang med automatisk fakturahåndtering

Typiske faldgruber – og hvordan du undgår dem

Forkerte eller manglende felter og betalingsoplysninger kan stoppe den automatiske behandling. Fakturaen kan valideres mod de maskinelt kontrollerbare regler i Peppol BIS 3.0 Billing og EN16931-modellen bundet til UBL. Sikr derfor, at stamdata og betalingsfelter er korrekt udfyldt i systemet, før du sender fakturaer i stort antal.

Tjekliste før du sender e-fakturaer i stort antal