Automatisk fakturahåndtering: Sådan virker det i praksis

Hvad betyder automatisk fakturahåndtering i praksis?

Automatisk fakturahåndtering starter med e-fakturering. Nemhandels guide kalder det »en direkte elektronisk måde at sende og behandle en faktura på«: fakturaen sendes og modtages i et særligt elektronisk format mellem leverandør og kunde. Det er ikke en mail med en pdf-faktura og heller ikke papir.

Erhvervsstyrelsen siger det samme om fakturablanketten: Elektroniske fakturaer sendes i et standardiseret, struktureret elektronisk format. De adskiller sig fra fakturaer sendt som PDF, selv om PDF-filen også er digital og sendes online.

Formatet – ikke blot digitaliseringen – skaber automatiseringen. Oplysningerne ligger som strukturerede data, ikke som et dokumentbillede, så modtagerens system kan læse dem maskinelt. Automatiseringen dækker hele kæden: fakturaen skabes og sendes i dit software, modtages maskinlæsbart og kan behandles automatisk.

Lovkravet sætter grænsen: Du skal altid bruge e-fakturering, når du fakturerer offentlige kunder. Over for private virksomheder kan du frit vælge. Erhvervsstyrelsen oplyser, at NemHandel siden 2005 har været lovpligtig at bruge til udveksling af e-fakturaer med danske myndigheder.

E-faktura, PDF og papir: forskellen der skaber automatisering

Lovkrav og grænser for automatisk fakturering

Fra oprettelse til betaling: sådan bevæger e-fakturaen sig

Fakturaen oprettes i økonomisystemet, hvor grunddata som kundenummer, varenumre, moms og betalingsbetingelser allerede findes. Nemhandel henviser til, at du opretter og sender fakturaer efter anvisningerne i dit e-faktureringssoftware. Udbyderne sikrer, at de tekniske krav overholdes.

Hos modtageren ankommer fakturaen maskinlæsbart. BIS Billing 3.0 dækker både fakturaer og kreditnotaer. Peppols dokumentation bemærker, at elementnavnene er arvet fra EN16931, at »invoice« dækker både invoice og credit notes, og at tag-navnene følger UBL Credit note schema. Der findes også en selvstændig code list for Credit note type code.

Visma Software Nordic beskriver, at et moderne ERP-system automatiserer hele flowet fra en faktura modtages eller sendes, til den er færdigbogført, betalt og dokumenteret i reskontro. Det omfatter modtagelse og afløftning, kontering, regelstyret godkendelse, betaling, indbetaling og opfølgning på udestående fordringer. Det giver fuld sporbarhed og dokumentation til revision.

Standarderne bag: derfor kan systemerne læse fakturaen automatisk

Peppol BIS 3.0 bygger på EN 16931 og bruger Universal Business Language (UBL) som grundlag for fakturaens struktur. Målet er maskinlæsbare fakturaer, der kan behandles automatisk, så manuelle fejl reduceres og effektiviteten øges. For danske virksomheder er formatet et tilladt valg sammen med det danske OIOUBL-format. Erhvervsstyrelsen oplyser, at OIOUBL 3 er under indfasning.

Ensartetheden kommer fra faste felter med fastlagt betydning. Standarden indeholder centrale elementer som InvoiceTypeCode, CustomizationID og ProfileID, der hver definerer fakturaens indhold og formål. For danske virksomheder gælder særlige krav til betalingsmidler i B2G-transaktioner: Betalingskoderne 1, 10, 31 og 42 skal bruges, og ved betalingsmåde 31 eller 42 skal bankoplysninger med. Faste felter og kodelister gør fakturaen ensartet og validerbar på tværs af systemer.

Peppols dokumentation for BIS Billing 3.0 opregner de kodelister, formatet bygger på. Blandt dem: Invoice type code (UNCL1001-subset), Credit note type code (UNCL1001-subset), Payment means code (UNCL4461), landekoder efter ISO 3166-1:Alpha2, valutakoder efter ISO 4217, Electronic Address Scheme (EAS) og ISO 6523 ICD.

Blandt de øvrige kodelister i BIS Billing 3.0 er Duty or tax or fee category code (Subset of UNCL5305), Item type identification code (UNCL7143), Invoiced object identifier scheme (UNCL 1153), VAT date code (UNCL2005 subset), Allowance reason codes (UNCL5189 subset), Charge reason code (UNCL7161), SEPA indicator og VATEX code list.

Erhvervsstyrelsen henviser til dokumentation for gældende standarder og til dokumentation for OIOUBL 3 (under indfasning). Tekniske specifikationer for schematroner ligger på GitLab.

Dokumentationen har også Schematron-filer med regler for BIS Billing 3.0, for EN16931-modellen bundet til UBL og for enveloping compliance. Det er maskinelt kontrollerbare regler, som en faktura kan valideres mod. TrueCommerce fremhæver tilsvarende, at Peppol BIS Billing 3.0 sikrer korrekt validering og overholdelse af EU-krav, herunder momsregler.

NemHandel og Peppol: transporten mellem parterne

Erhvervsstyrelsen beskriver Nemhandel som en fælles digital infrastruktur til udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder og offentlige myndigheder i Danmark. Den sikrer standardisering og effektiv transport mellem to parters økonomisystemer på en enkel, hurtig og sikker måde.

Infrastrukturen har tre dele: fælles dokumentstandarder for finansielle data (OIOUBL og Peppol BIS), et fælles modtagerregister (Nemhandelsregisteret) og et transportlag baseret på europæiske standarder (eDelivery AS4). Modtagerregisteret adresserer dokumentet til den rigtige modtager. Dokumentstandarderne sikrer, at begge parters systemer forstår indholdet.

Peppol er netværket omkring samme type udveksling. TrueCommerce beskriver Peppol som et sikkert netværk til udveksling af elektroniske forretningsdokumenter mellem virksomheder (B2B) og offentlige organisationer (B2G). Dokumenterne skal følge en fælles struktur, så forskellige systemer kan læse og behandle dem automatisk.

Den mest anvendte version er BIS Billing 3.0, og Peppol BIS angives som det mest anvendte Peppol-format i Europa. Ifølge samme kilde kræver mange europæiske lande nu fakturaer i Peppol-standard ved handel med det offentlige, og flere lande er begyndt at udvide kravet til B2B.

I Danmark er rammerne lovbundne. Erhvervsstyrelsen henviser til lovgrundlaget for Nemhandel og de gældende standarder.

Bekendtgørelse om netværk til dokumentudveksling i den fælles digitale infrastruktur (BEK nr 1811 af 28/12/2023). Lov om fælles digital infrastruktur for elektronisk dataudveksling ved samhandel og rapportering mv. (LOV nr. 1764 af 28/12/2023). Lov om elektronisk fakturering ved offentlige udbud (LOV nr. 1593 af 18/12/2018).

Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (BEK nr. 206 af 11/03/2011). Bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder (BEK nr. 354 af 26/03/2010). Bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger mv. (LBK nr. 494 af 04/05/2023).

Lovgrundlaget for dansk e-fakturering

Hvilke systemer kan håndtere automatisk fakturering?

Du skal bruge et system, der kan håndtere e-fakturering – for eksempel et cloud-baseret indkøbssystem eller et lokalt installeret ERP-system. Systemet skal kunne oprette og sende e-fakturaer og modtage dem i det strukturerede format. Fakturablanketten kan fortsat bruges. Har du allerede et digitalt bogføringssystem, peger Virk.dk på, at det formentlig er den bedste og nemmeste løsning til e-fakturering.

Løsningerne prissættes efter volumen og funktionsniveau. Nemhandels guide nævner niveauerne Gratis (begrænsning på antal fakturaer pr. måned), Standard (lidt højere begrænsning) og Premium (skaleret – kan være højt begrænset eller ubegrænset). Ifølge guiden er nogle løsninger gratis, mens andre koster abonnement eller betaling pr. faktura, du sender.

Visma Software Nordic fremhæver, at et moderne ERP-system kan automatisere både indgående og udgående fakturaer. Moderne ERP-løsninger kan håndtere e-fakturaer, PDF og papir gennem digital afløftning.

Personligt ejede virksomheder og finansielle virksomheder skal bogføre digitalt, hvis deres omsætning overstiger 300.000 kr. om året i de to forudgående år.

Serviceniveauer for e-fakturering

Sådan mærker du automatiseringen i den daglige rutine

De driftsmæssige gevinster ligger i de trin, der forsvinder. Nemhandel fremhæver, at e-fakturering gør det hurtigere og lettere at styre dine fakturaer og måden, de skabes og sendes på. Det øger tilliden, minimerer risikoen for tabte eller fejlleverede fakturaer og begrænser manuelle fejl. Konkret giver det færre manuelle tastninger, fordi oplysningerne kommer struktureret fra modpartens system i stedet for at blive genindtastet fra en fil eller papir.

I hverdagen slipper du for at holde styr på pdf og papir, og dine data er samlet ét sted. E-fakturering gør levering, behandling og betaling hurtigere, undgår papirspild, og du kan nemt sende elektroniske rykkere. På kundesiden giver e-fakturering adgang til automatisk bogføring.

Visma Software Nordic beskriver, at automatisering reducerer manuelle fejl, gør likviditeten mere forudsigelig og frigør tid i økonomifunktionen. Data fra fakturaer kan trækkes ud til rapportering, analyse og likviditetsprognoser.

Kom i gang trin for trin

Kom i gang med automatisk fakturahåndtering

Typiske faldgruber – og hvordan du undgår dem

Forkerte eller manglende felter og betalingsoplysninger kan stoppe den automatiske behandling. Fakturaen kan valideres mod de maskinelt kontrollerbare regler i BIS Billing 3.0 og EN16931-modellen bundet til UBL. Sikr derfor, at stamdata og betalingsfelter er korrekt udfyldt, før du sender fakturaer i stort antal.

Validering sker mod Schematron-regler for BIS Billing 3.0, EN16931-modellen bundet til UBL og enveloping compliance. Reglerne er maskinelt kontrollerbare.

Tjekliste mod typiske faldgruber