Sådan skriver du handelsbetingelser og privatlivspolitik til webshoppen

To dokumenter – to forskellige opgaver i webshoppen

Handelsbetingelser beskriver vilkårene for kundens køb. Ifølge bedste-webhotel.dk får du først brug for dem, når du er lidt længere fremme i planerne om en webshop. De skal være lette at finde på sitet, så kunden kan læse dem, inden købet gennemføres.

Privatlivspolitikken handler om noget andet: hvordan du behandler personoplysninger. Når du som privat virksomhed i Danmark behandler personoplysninger – indsamler, registrerer, videregiver eller sletter oplysninger om f.eks. kunder – skal du overholde GDPR, EU's databeskyttelsesforordning (Datatilsynet). Politikken skal forklare, hvordan du indsamler, bruger og videregiver oplysningerne (Zodiac Online Shop).

Handelsbetingelser: et nødvendigt skridt, når webshoppen rykker frem

Ifølge bedste-webhotel.dk får du først brug for handelsbetingelser, når du er lidt længere fremme i planerne om en webshop. De beskriver vilkårene for kundens køb – hvordan du sælger, leverer og håndterer eventuelle problemer.

Handelsbetingelserne skal være lette at finde og skrevet i et klart sprog, så kunden kan læse dem, inden købet gennemføres. Læg dem derfor, hvor kunden naturligt kommer forbi: i footeren, i kurven eller ved betalingen.

Fortrydelsesret ved fjernsalg – det skal kunden kunne læse

Forbrugerens 14-dages fortrydelsesret ved fjernsalg og aftaler indgået uden for den erhvervsdrivendes forretningssted er reguleret i forbrugeraftaleloven (lovguiden.dk). Handelsbetingelserne skal derfor formidle fortrydelsesretten klart, så kunden ved, hvordan og inden for hvilken frist den bruges.

Gør fortrydelsesretten synlig i handelsbetingelserne, og link direkte til afsnittet fra kurven og ordrebekræftelsen. Skriv i almindeligt sprog, hvad kunden skal gøre for at fortryde, og hvad der sker med betaling og returfragt.

Privatlivspolitikken begynder med GDPR-grundbegreberne

GDPR står for "General Data Protection Regulation" og kaldes på dansk databeskyttelsesforordningen. Reglerne gælder, når private virksomheder behandler oplysninger om personer – personoplysninger (Datatilsynet).

"Behandling" dækker over, at du indsamler, registrerer, videregiver eller sletter personoplysninger om f.eks. dine kunder (Datatilsynet). Personoplysninger identificerer eller kan med rimelighed knyttes til en person; anonyme eller anonymiserede oplysninger er ikke omfattet (Zodiac Online Shop).

Privatlivspolitikken bør oplyse, hvem der er dataansvarlig, og hvordan man kontakter jer (gdpr.dk).

Kortlæg data, formål og retsgrundlag

Start med at gennemgå de kategorier af personoplysninger, du typisk behandler i en webshop. Det kan være kontaktoplysninger (navn, adresse, fakturerings- og leveringsadresse, telefonnummer og mail), økonomiske oplysninger (betalingskort- og bankkontooplysninger, betalingsform og -bekræftelse), kontooplysninger (brugernavn, adgangskode, præferencer), transaktionsoplysninger (varer du kigger på, lægger i kurv, køber, returnerer eller bytter), kommunikation med dig, enhedsoplysninger (IP-adresse, browser, enhed) og oplysninger om brug (hvordan og hvornår kunden interagerer med shoppen) (Zodiac Online Shop).

Skriv derefter i almindeligt dansk, hvad oplysningerne bruges til. Eksempler fra en privatlivspolitik er målrettet markedsføring, produkt- og serviceudvikling samt statistik og analyse (Haus). I de viste eksempler på privatlivspolitikker angives et retsgrundlag for behandlingen. Det kan f.eks. være legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f) til statistik, analyser, support og produktudvikling, eller samtykke, når du sætter ikke-funktionelle cookies (Haus). Behandler du f.eks. navn, e-mail og telefonnummer via en kontaktformular, kan hjemlen være artikel 6, stk. 1, litra f (gdpr.dk).

Cookies, samtykke og muligheden for at trække det tilbage

Cookiebanneret og privatlivspolitikken hænger sammen. Cookies bruges bl.a. til at optimere brugeroplevelsen og funktionerne på hjemmesiden og til at forhindre misbrug og nedetid (Haus). De kan også bruges til statistik og analyse samt målrettet markedsføring (Haus). I privatlivspolitikken kan du henvise til din cookiepolitik, hvor kunden kan læse mere (gdpr.dk).

Hos Haus kan man altid ændre cookie-indstillinger ved at klikke på cookie-symbolet nederst i venstre hjørne, og man kan trække sit samtykke tilbage ved at ændre indstillingerne og slette tidligere placerede cookies. Ikke-funktionelle cookies placeres først efter informeret samtykke (Haus).

Fortæl om rettigheder – og gør det nemt at kontakte jer

GDPR giver de registrerede en række rettigheder, og når du som virksomhed behandler personoplysninger, skal du overholde GDPR (Datatilsynet). Det drejer sig typisk om ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning af behandling, indsigelse og dataportabilitet. Skriv i privatlivspolitikken, hvordan kunden bruger rettighederne, og hvad I gør, når I modtager en henvendelse.

Sørg for, at politikken indeholder jeres virksomhedsnavn, adresse, CVR-nummer og e-mail, så kunden kan kontakte jer. Det er ikke et krav, at virksomheden har en ekstern DPO, men I kan angive en mailadresse, som kunden kan kontakte jer på med spørgsmål til behandlingen (gdpr.dk). Hos Haus står den dataansvarlige med navn, CVR-nr., adresse, telefon og e-mail, så kunden ved, hvem der behandler oplysningerne.

Vigtige GDPR-krav og eksempler fra danske virksomheder

Brug en skabelon – men tilpas den til din webshop

En skabelon kan bruges, når virksomheden behandler persondata indsamlet hos den registrerede efter artikel 13, som er den mest anvendte måde at indsamle personoplysninger på. Men indholdet i din privatlivspolitik vil variere fra andres, fordi virksomheder behandler persondata forskelligt (gdpr.dk).

Du skal justere skabelonen, hvis du videregiver personoplysninger, overfører til tredjelande, behandler oplysninger om børn, laver profilering og automatiserede afgørelser, behandler oplysninger, som ikke er indsamlet direkte hos kunden, eller har andre behandlingsaktiviteter end dem, skabelonen beskriver. Udfyld de firkantede parenteser, og tjek at politikken matcher din virksomhed (gdpr.dk).

Tjekliste før publicering

Før du publicerer, så tjek: Handelsbetingelser er oprettet og tilgængelige på sitet. Fortrydelsesretten er beskrevet klart, så kunden kan læse om 14-dages fristen og fremgangsmåden. Privatlivspolitikken dækker, hvilke data I behandler, hvad de bruges til, og hvilket retsgrundlag der gælder. Cookiedelen forklarer, hvordan samtykke gives og trækkes tilbage. Rettighederne er beskrevet, og det er nemt at kontakte jer – med virksomhedsnavn, adresse, CVR og e-mail.

Hvis du er i tvivl, kan du altid få vejledning af Datatilsynet, og typisk kan din brancheorganisation også besvare konkrete spørgsmål om netop din virksomheds håndtering af GDPR (Datatilsynet).